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Informationen zur Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte 

Nach über 85 Jahren wird die Lohnsteuerkarte aus Pappe endgültig in den Ruhestand geschickt. Zum 1. Januar 2013 startet das elektronische Verfahren zur Abrechnung der Lohnsteuer.

1. Verfahrenswechsel – Die Elektronische Lohnsteuerkarte

1.1. Einleitung

Die Lohnsteuerkarte wird abgeschafft und zum 1. Januar 2013 durch Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) ersetzt. Bei den ELStAM handelt es sich um die Angaben, die bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte eingetragen sind (zum Beispiel Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Kirchensteuerabzugsmerkmal). Mit der erstmaligen Anwendung der ELStAM wird das Lohnsteuerabzugsverfahren für alle Beteiligten vereinfacht. Sobald Ihr Arbeitgeber das elektronische Verfahren nutzt, werden steuerlich bedeutsame Änderungen nach ihrer Eintragung im Melderegister (zum Beispiel Heirat, Geburt eines Kindes, Kirchenein- oder Kirchenaustritt) automatisch für Ihren Lohnsteuerabzug berücksichtigt.

Ihr Arbeitgeber muss die betrieblichen Abläufe an das neue elektronische Verfahren anpassen und eine entsprechend angepasste Software einsetzen. Um Ihrem Arbeitgeber und der Verwaltung einen schrittweisen Einstieg in das neue Verfahren zu ermöglichen, wurde ein Einführungszeitraum geschaffen. Ihr Arbeitgeber muss danach spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum die ELStAM abrufen und anwenden.

Letztmalig wurde für das Jahr 2010 eine Lohnsteuerkarte ausgestellt. Diese oder danach vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigungen gelten bis zum Einstieg Ihres Arbeitgebers in das elektronische Verfahren. Der Arbeitgeber erhält künftig die Lohnsteuerabzugsmerkmale direkt von der Finanzverwaltung.

1.2. Ihre Vorteile auf einen Blick

Die Kommunikation zwischen Bürger, Unternehmen und Finanzamt kann individuell, papierlos und sicher auf elektronischem Wege erfolgen; sie wird dadurch wesentlich beschleunigt.

Durch die klare Zuständigkeit des Finanzamts für die Änderung sämtlicher Lohnsteuerabzugsmerkmale werden unnötige Wege vermieden.

Bei Änderungen muss keine Vorlage der Lohnsteuerkarte mehr erfolgen. Das erspart das Abholen und Zurückbringen der Lohnsteuerkarte durch den Arbeitnehmer vom Arbeitgeber.

1.3. Allgemeine Hinweise

Die Lohnsteuerkarte 2010 beziehungsweise eine für das Jahr 2011/2012/2013 ausgestellte Ersatzbescheinigung behält bis zur erstmaligen Anwendung der ELStAM ihre Gültigkeit. Der Arbeitgeber muss diese bis Ende des Jahres 2014 weiter aufbewahren.

Besonderheiten im Übergangsjahr 2013
Mit der Umstellung müssen die bisher in der Übergangszeit 2011/12 automatisch übertragenen Freibeträge für den Lohnsteuerabzug wieder beantragt werden. Vergleiche im Einzelnen Punkt 2.3.

Alle Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale sind grundsätzlich auf der Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung 2011/2012/2013 einzutragen. Liegen Ihrem Arbeitgeber diese bereits vor, kann aus Vereinfachungsgründen die Änderungen beim ersten Arbeitsverhältnis wie folgt nachgewiesen werden:

  • Vorlage eines vom Finanzamt ausgestellten Ausdrucks der ab 2013 gültigen ELStAM.
  • Vorlage des im Herbst 2011 versandten Informationsschreibens des Finanzamts über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug (ELStAM) ab 01. Januar 2012. Wichtig ist, dass die Angaben darin zutreffend und vollständig sind.

Bitte beachten Sie, dass mit jedem neuen Nachweis alle bisherigen Eintragungen ungültig werden. Nur der aktuellste Nachweis gilt.

Beginn eines Arbeitsverhältnisses im Jahr 2013
Wird im Jahr 2013 erstmalig ein Arbeitsverhältnis begründet, hat Ihr Arbeitgeber Sie im ELStAM-Verfahren anzumelden. Vergleiche im Einzelnen Punkt 2.5.2. Unabhängig davon, ob Ihr Arbeitgeber bereits am ELStAM-Verfahren teilnimmt, ist bei Ihrem zuständigen Finanzamt ein Antrag auf Ausstellung einer Ersatzbescheinigung zu stellen.

Sie sind lediger Arbeitnehmer, der im Jahr 2013 erstmalig eine Ausbildung beginnt?
In diesem Fall kann Ihr Arbeitgeber die Steuerklasse 1 unterstellen, wenn Sie Ihre Identifikationsnummer, Ihren Geburtstag sowie Ihre Religionszugehörigkeit mitteilen und gleichzeitig schriftlich bestätigen, dass es sich um das erste Arbeitsverhältnis handelt. Bei Ausbildungsbeginn im Jahr 2011 oder 2012 ist diese Bestätigung in 2013 zu wiederholen. Kommt die Steuerklasse 1 nicht in Betracht, können Sie als Auszubildender beim Finanzamt eine Ersatzbescheinigung für den Lohnsteuerabzug beantragen.

Arbeitgeberwechsel in den Jahren 2013 und 2014
Bei einem Arbeitgeberwechsel wird Ihnen die Lohnsteuerkarte 2010 oder die ausgestellte Ersatzbescheinigung vom bisherigen Arbeitgeber zur Übergabe beim neuen Arbeitgeber zurückgegeben. Soweit Sie Ihrem bisherigen Arbeitgeber weitere Nachweise vorgelegt hatten, sind diese mit auszuhändigen.


2. Zuständigkeiten

2.1. Wer führt künftig Änderungen durch?

Seit dem Jahr 2011 sind die Finanzämter für die Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (zum Beispiel Steuerklassenwechsel, Eintragung von Kinderfreibeträgen und anderen Freibeträgen) zuständig. Die Änderungen, die bisher durch die Gemeinden vorgenommen wurden, werden jetzt auch von den Finanzämtern übernommen.

Durch den Zuständigkeitswechsel werden folgende Aufgaben auf die Finanzämter übertragen, die bis 2010 von den Gemeinden erledigt wurden:

  • Steuerklassenänderungen, zum Beispiel
    • Eintragung der Steuerklasse 2 (zum Beispiel nach Geburt eines Kindes bei Alleinstehenden)
    • Eintragung einer ungünstigeren Steuerklasse, zum Beispiel Steuerklasse 1 statt 3 oder 4
    • Steuerklassenwechsel zwischen 3/5 und 4/4
  • Änderungen nach einer Trennung der Ehegatten beziehungsweise Änderungen nach Beendigung der Trennung
  • Eintragung von Kinderfreibeträgen
  • Änderungen nach Heirat (solange die ELStAM noch nicht durch den Arbeitgeber abgerufen worden ist)
  • Berichtigung unrichtiger Lohnsteuerabzugsmerkmale

2.2. Melderechtliche und standesamtliche Änderungen

Anschriftenänderungen und standesamtliche Veränderungen wie zum Beispiel

  • Kirchenein- oder Kirchenaustritt
  • Eheschließung und
  • Geburt, Adoption oder Tod

werden nach wie vor vom Bürgerservice Unna als Meldebehörde verwaltet.

Vom Bürgerservice Unna erfolgt eine direkte Datenweitergabe an die Finanzverwaltung zur Änderung der persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Dabei wird im Falle der Eheschließung die Steuerklasse 4/4 unterstellt. Sobald Ihr Arbeitgeber am ELStAM-Verfahren teilnimmt, wird der zusätzliche Weg zum Finanzamt nur dann erforderlich, wenn eine andere Steuerklassenwahl (etwa von 4/4 auf 3/5) oder die Übertragung eines Kinderfreibetrages gewünscht ist.

2.3. Lohnsteuerermäßigungsverfahren 2013

Bitte beachten Sie, dass Sie vor der Umstellung Ihres Arbeitgebers auf das ELStAM-Verfahren Ihre vorhandenen Freibeträge unbedingt wieder beantragen müssen. Ansonsten können Auswirkungen auf Ihren Nettolohn die Folge sein.

Anträge zur Berücksichtigung eines Freibetrages, beispielsweise für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte oder für volljährige Kinder, können Sie seit Oktober 2012 bei Ihrem zuständigen Finanzamt stellen. Pauschbeträge für Menschen mit Behinderung und Hinterbliebene, die bereits über das Jahr 2012 hinaus gewährt wurden, behalten weiterhin ihre Gültigkeit. Dies gilt auch für Kinderfreibeträge, wenn bereits ein Antrag zur mehrjährigen Berücksichtigung gestellt worden ist.

2.4. Welche Änderungen meiner ELStAM 2013 muss ich dem Finanzamt anzeigen?

Sie sind verpflichtet, die Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge auf der Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung 2011/2012 umgehend durch das Finanzamt ändern zu lassen, wenn die Eintragungen von den Verhältnissen zu Beginn des Jahres 2013 zu Ihren Gunsten abweichen.
Beispiel: Eintragung der Steuerklasse 1 ab 2013, weil Ihre Ehe in 2012 aufgelöst wurde und somit die Voraussetzung für die Steuerklasse 3 weggefallen ist.
Diese Verpflichtung gilt auch, wenn die Steuerklasse 2 bescheinigt ist, die Voraussetzung für die Berücksichtigung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende im Laufe des Kalenderjahrs jedoch entfällt.

Die in den Papierbescheinigungen eingetragenen Freibeträge gelten bis zum Einstieg Ihres Arbeitgebers in das ELStAM-Verfahren (Punkt 2.5) weiter. Verringert sich ein für das Jahr 2010, 2011 oder 2012 eingetragener Freibetrag (zum Beispiel geringere Fahrtkosten für Wege zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte oder Verringerung eines Verlustes aus Vermietung und Verpachtung), kann dies ohne eine Korrektur zu Nachzahlungen im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung 2013 führen. Die Herabsetzung des Freibetrags können Sie beim Finanzamt beantragen.

2.5. Das neue Verfahren – wie es funktioniert

Da Ihrem Arbeitgeber die Möglichkeit geschaffen wurde, den Einstiegszeitpunkt in das ELStAM-Verfahren im Laufe des Jahres 2013 selbst zu wählen, gelten für diesen Einführungszeitraum Besonderheiten gegenüber dem späteren ELStAM-Verfahren.

2.5.1 ELStAM-Verfahren im Einführungszeitraum

Im Einführungszeitraum gelten die bisher gültigen Papierbescheinigungen bis zum Einstieg Ihres Arbeitgebers in das ELStAM-Verfahren weiter. Ihr Arbeitgeber darf nur dann als Hauptarbeitgeber (mit der Folge des Abrufs der Steuerklassen 1 bis 5) in das ELStAM-Verfahren einsteigen, wenn ihm die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung mit der entsprechenden Steuerklasse vorliegt.

Das Finanzamt stellt Ihnen eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus, wenn

  • (zum Beispiel im Rahmen des Lohnsteuerermäßigungsverfahrens) festgestellt wird, dass falsche ELStAM gespeichert sind oder
  • nach dem Abruf der ELStAM durch Ihren Arbeitgeber festgestellt wird, dass falsche ELStAM gespeichert sind.

Grund dafür können Unstimmigkeiten bei den Meldedaten sein, die Ihr Finanzamt nicht ändern kann.

Mit Ausstellung der oben genannten Bescheinigung wird für Ihren Arbeitgeber so lange eine Sperrung des Abrufs Ihrer ELStAM gespeichert, bis die Daten berichtigt sind. Ändern sich währenddessen die Lohnsteuerabzugsmerkmale, trägt Ihr Finanzamt die Änderungen auf der Besonderen Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ein (zum Beispiel Eintragung eines erstmals beantragten Freibetrages). Nach der Berichtigung der Daten wird die Sperre durch das Finanzamt aufgehoben.
Beispiel: Sie sind verheiratet, die Gemeinde hat aber nicht die Identifikationsnummer für beide Ehegatten übermittelt. Ihr Finanzamt kann in der ELStAM-Datenbank die beantragte Steuerklassenkombination 3/5 nicht speichern, da Sie steuerlich noch als ledig gelten. Es stellt zur Vorlage beim Ihrem Arbeitgeber die Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus und sperrt den Abruf der Daten. Wenn Ihrem Arbeitgeber bereits die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung 2011/2012 oder 2013 vorliegt, ist der Lohnsteuerabzug auf Grundlage dieser neu ausgestellten Bescheinigung durchzuführen. Sie geht den abgerufenen ELStAM vor. Das Finanzamt klärt gemeinsam mit der Gemeinde den Grund für die fehlende Identifikationsnummer auf. Nach der Klärung wird die Steuerklassenkombination 3/5 gespeichert und die Sperrung aufgehoben.

Ruft Ihr Arbeitgeber die ELStAM erstmals ab, muss er diese nicht überprüfen. Stellt er allerdings Abweichungen zu den bislang verwendeten Lohnsteuerabzugsmerkmalen fest, kann er Ihnen eine "Bescheinigung zur Überprüfung der ELStAM" ausstellen. Bis zur Klärung, welche Lohnsteuerabzugsmerkmale zutreffend sind, hat er – mit Ihrer Zustimmung – die Möglichkeit, die Entgeltabrechnungen sechs Kalendermonate nach den bisherigen Lohnsteuerabzugsmerkmalen vorzunehmen.

2.5.2 ELStAM-Verfahren nach Einführungszeitraum

Für das ELStAM-Verfahren müssen Sie Ihrem Arbeitgeber nur noch Ihr Geburtsdatum und Ihre steuerliche Identifikationsnummer mitteilen, sowie die Auskunft geben, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt.
So wird Ihr Arbeitgeber berechtigt, Ihre ELStAM abzurufen.


3. Datenschutz

Die Übermittlung und Speicherung der Lohnsteuerdaten in der Datenbank für die Lohnsteuerabzugsmerkmale erfolgt auf Grundlage des § 39e Einkommensteuergesetz sowie des § 139b Abgabenordnung. Nur Ihre aktuellen Arbeitgeber sind zur Anfrage und zum Abruf der ELStAM berechtigt. Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfällt diese Berechtigung.

Welche ELStAM zur Übermittlung gespeichert sind und welche Arbeitgeber sie in den letzten zwei Jahren abgerufen haben, können die Arbeitnehmer jederzeit einsehen. Dazu ist eine Authentifizierung unter Verwendung der Identifikationsnummer im ElsterOnline-Portal notwendig.

Sie können auf Antrag bei Ihrem zuständigen Finanzamt konkrete Arbeitgeber für den Abruf Ihrer Lohnsteuerabzugsmerkmale benennen oder ausschließen (Positivliste/Teilsperrung/Vollsperrung). Darüber hinaus ist das Finanzamt Ansprechpartner für Auskünfte zu Ihren gespeicherten ELStAM.

Bekommt Ihr Arbeitgeber aufgrund einer Sperrung keine Informationen zu Ihren ELStAM bereitgestellt, ist er grundsätzlich verpflichtet, den Arbeitslohn nach Steuerklasse 6 zu besteuern. Liegt Ihrem Arbeitgeber im Jahr 2013 und gegebenenfalls 2014 eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, hat er abweichend von diesem Grundsatz die bescheinigten Lohnsteuerabzugsmerkmale zugrunde zu legen (Punkt 2.5.2).

Was macht die Datenübermittlung sicher?
Die Übermittlung der Daten erfolgt durch Authentifizierung des Übermittlers und über verschlüsselte Leitungen.

Wie wird der Zugriffschutz auf die Datenbank der Lohnsteuerabzugsmerkmale gewährleistet?
Die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer werden von der Datenbank bei Vorliegen der nötigen Identifikationsdaten dem Arbeitgeber bereitgestellt und entsprechend protokolliert. Zu den nötigen Identifikationsdaten gehören:

  • Die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte des Arbeitgebers
  • Die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
  • Das Geburtsdatum des Arbeitnehmers

Wie werde ich über meine ELStAM informiert?
Die erstmalig gebildeten ELStAM zum 1. Januar 2012 wurden im Kalenderjahr 2011 im Rahmen eines gesonderten Anschreibens durch das zuständige Finanzamt mitgeteilt. Alle künftigen Änderungen Ihrer ELStAM sind nach dem Start des elektronischen Verfahrens aus Ihrer Entgeltabrechnung ersichtlich. Auskünfte zu den ELStAM erhalten Sie auch bei Ihrem zuständigen Finanzamt oder durch Einsichtnahme im ElsterOnline-Portal.

Wie lange werden Zugriffsdaten der Arbeitgeber bei der Finanzverwaltung gespeichert?
Die Aufbewahrungsfrist für Protokolldaten beträgt in der Regel 2 Jahre.


4. Ausnahmefälle

4.1. Ausstellung einer Ersatzbescheinigung

Sollten Sie für das Kalenderjahr 2013 erstmals ein Arbeitsverhältnis beginnen, stellt Ihnen das Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus (sogenannte Ersatzbescheinigung). Gleiches gilt, wenn ein weiteres Arbeitsverhältnis aufgenommen wird. Darüber hinaus stellt das Finanzamt für das Jahr 2013 auch eine Ersatzbescheinigung aus, wenn die Lohnsteuerkarte 2010 verloren gegangen, unbrauchbar geworden oder zerstört worden ist.

Ausgenommen hiervon sind ledige Arbeitnehmer, die im Jahr 2011, 2012 oder 2013 erstmalig eine Ausbildung beginnen. Hier kann der Arbeitgeber die Steuerklasse 1 unterstellen, wenn der Arbeitnehmer seine Identifikationsnummer, sein Geburtsdatum sowie die Religionszugehörigkeit mitteilt und gleichzeitig schriftlich bestätigt, dass es sich um das erste Arbeitstverhältnis handelt. Bei Ausbildungsbeginn im Jahr 2011 oder 2012 ist diese Bestätigung für das Jahr 2013 zu wiederholen.

4.2. Arbeitnehmer ohne Wohnsitz oder regelmäßigen Aufenthaltsort im Inland

In allen Fällen, in denen Sie nicht nach § 1 Absatz 1 Einkommensteuergesetz unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind und Ihnen keine steuerliche Identifikationsnummer zugeteilt wurde (zum Beispiel Auslandsbedienstete oder Grenzpendler – § 1 Absatz 2 und Absatz 3 Einkommensteuergesetz – und beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer, die im Inland Arbeitslohn beziehen) stellt Ihnen, auf Antrag, das Betriebsstättenfinanzamt Ihres Arbeitgebers eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus. Das Finanzamt trägt die maßgebende Steuerklasse, die Zahl der Kinderfreibeträge und gegebenenfalls einen Frei- oder Hinzurechnungsbetrag ein (§ 39 Absatz 3 Einkommensteuergesetz). Der Antrag auf Ausstellung der Bescheinigung der Steuerklasse 1 kann auch vom Arbeitgeber gestellt werden, wenn er ihn in Ihrem Auftrag stellt.

Zukünftig soll das Finanzamt die Erteilung einer steuerlichen Identifikationsnummer für in Deutschland nicht meldepflichtige Personen anstoßen können. Zu einem späteren Zeitpunkt werden auch sie am ELStAM-Verfahren teilnehmen können.

4.3. Arbeitnehmer ohne Identifikationsnummer

Haben Sie Ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland und wurde Ihnen keine steuerliche Identifikationsnummer mitgeteilt, legt Ihr Arbeitgeber die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale längstens für einen Zeitraum von drei Monaten zugrunde. Sie haben so die Möglichkeit innerhalb dieser drei Monate eine neue Identifikationsnummer zu beantragen (www.identifikationsmerkmal.de). Wird nach Ablauf von drei Monaten keine steuerliche Identifikationsnummer dem Arbeitgeber vorgelegt, hat er für die Lohnsteuerberechnung die Steuerklasse 6 anzuwenden. In den Fällen, in denen Sie die Nichtvorlage der steuerlichen Identifikationsnummer nicht zu vertreten haben, besteht die Möglichkeit, eine Ersatzbescheinigung durch Ihr zuständiges Wohnsitzfinanzamt ausstellen zu lassen.

4.4. Kinderfreibeträge für Kinder unter 18 Jahren

Grundsätzlich wird die Änderung der melderechtlichen Daten von Kindern bei Geburt, Adoption, Tod, Zuzug aus dem Ausland oder Wegzug ins Ausland nach wie vor von den Bürgerbüros der Städte und Gemeinden vorgenommen. Damit diese Änderungen auch auf der Lohnsteuerkarte 2010/Ersatzbescheinigung 2011/2012 eingetragen werden, ist seit Beginn des Jahres 2011 ein Antrag beim Finanzamt notwendig.

Sobald Ihr Arbeitgeber am ELStAM-Verfahren teilnimmt, erfolgt von den Stadt- oder Gemeindeverwaltungen aus direkt die Datenweitergabe dieser melderechtlichen Änderungen an die Finanzverwaltung zur Änderung der ELStAM. Der zusätzliche Weg zum Finanzamt für einen Antrag zur Änderung der ELStAM ist dann grundsätzlich nicht mehr erforderlich.

Ausnahme: Kinder, die mit Hauptwohnsitz nicht in derselben Gemeinde gemeldet sind wie der Elternteil.

Seit dem Jahr 2011 werden keine steuerlichen Lebensbescheinigungen mehr ausgestellt. In diesen Fällen müssen Sie beim Wohnsitzfinanzamt (einmalig) unter Vorlage der Geburtsurkunde die Berücksichtigung des Kinderfreibetrages bis zur Volljährigkeit des Kindes beantragen.

Auch für Kinder unter 18 Jahren, die ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Ausland haben, muss die Berücksichtigung des Kinderfreibetrages immer beim Finanzamt beantragt werden.

4.5. Unterdrückung/Reaktivierung eines Kinderfreibetrages

Durch den Abruf der ELStAM erhält Ihr Arbeitgeber auch Auskünfte über die Anzahl Ihrer Kinderfreibeträge. Dies kann jedoch auf Wunsch unterdrückt werden. Nähere Informationen dazu erhalten Sie bei Ihrem Finanzamt.

4.6. Behinderten-Pauschbeträge

Eintragungen und Änderungen bei Pauschbeträgen wie

  • Eintrag eines Behindertenpauschbetrages
  • Übertrag eines Behindertenpauschbetrages für den Ehegatten
  • Übertrag eines Behindertenpauschbetrages auf die Eltern
  • Aufteilung von Behindertenpauschbeträgen auf verschiedene Lohnsteuerkarten beziehungsweise Ersatzbescheinigungen

werden immer durch das Finanzamt durchgeführt.


5. Häufig gestellte Fragen zu ELStAM (FAQ)

Die häufigsten Fragen und Antworten zu ELStAM finden Sie in den FAQ


6. Vordrucke


7. Weitere Erläuterungen

Quelle der oben bereitgestellten Informationen: www.elster.de


17.10.2017

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